Recursos de Gestió de la Comissió TAC II
Introducció
Aquest article és la continuació de l’article [Manuals TAC] Tu+TIC - Objectius Estructura i Desenvolupament de la Comissió TAC (17/18)elaborat i difós el 19/10/2017. Explicarem en aquest la documentació, carpetes i recursos que utilitzem en el nostre centre per gestionar la Comissió TAC (C-TAC).
Evidentment, el document base de tot plegat és el Pla TAC de centre. A partir d’ell, i seguint els objectius i les actuacions que en ell hem definit, hem creat uns altres recursos (documents, carpetes a Google Drive) que ens ajuden en el treball habitual dins de la Comissió TAC.
Documents
Organització Comissió TAC
El document de treball principal anomenat: “2017-18 Organització Comissió TAC 17/18” que utilitzem és un document de Google en el qual definim l’organització, desenvolupament, estructura i objectius de la Comissió TAC tal i com s’explica en l’article anterior a aquest.
En aquest document recollim les dades de tots els membres de la Comissió TAC: nom, cognoms, correu, perfil dins de la Comissió i altres que puguin ser necessàries.
També, en aquest document definim les tasques o actuacions que durem a terme classificades segons l’àrea de treball on s’integren.
Aquest document, com es veu en el seu nom, és per a un curs acadèmic i és revisat a l’inici de cada curs de forma paral·lela a la revisió que fem del Pla TAC.
Desenvolupament d'activitats
El segon document de treball anomenat: “2017-18 Desenvolupament d'activitats 1718” és un full de càlcul de Google.
En el primer full del document s’hi recull, en cada fila, tota la informació referent a cadascuna de les tasques o actuacions definides en el document anterior. Així, per cada tasca tenim, en columnes, les informacions: Denominació de la tasca, Descripció de la tasca, Responsable/s, Col·laboradors, Inici, Fi, Accions, Estat (llista tancada desplegable), Comentaris, Recursos, Data1, Acció1, Data2, Acció2,...
Documents relacionats
Els dos documents anteriors estan força interrelacionats donat que en el primer s’anomenen i relacionen totes les tasques a dur a terme i, en el segon, es descriuen i documenten aquestes.
Per tant, el nom (descripció) de cada tasca en el primer document és, de fet, un enllaç a la fila corresponent del segon document. D’aquesta forma podem anar directament a la informació específica de cada tasca des del document d’organització de la C-TAC.
Exemple de la descripció de tasques del document d’organització de la C-TAC.
Per fer aquests enllaços seguim els passos següents:
Premem el botó dret del ratolí en la cel·la del full de càlcul que volem enllaçar (la cel·la que conté la denominació de la tasca).
Se’ns obre un menú desplegable, triem l’opció “Obtén l’enllaç a aquesta cel·la”.
Anem al document d’organització.
Al nom de la tasca li posem l’enllaç anterior amb les eines adients de l’aplicació.
Inventari de centre
El tercer document de gestió és un altre full de càlcul de Google on recollim la informació de tots els equipaments del centre i altres informacions relacionades. Aquest document està basat en la pròpia documentació anterior i en l’article 18 Tu+TIC referit en l’apartat de recursos.
Així tenim els fulls següents segons el tipus de dispositius i les dades que es guarden:
Ordinadors: característiques tècniques, any de compra o recepció, estat de manteniment o garantia, procedència, espai on està situat.
Portàtils: les mateixes que els ordinadors excepte espai i en el seu lloc la persona que l’utilitza.
Projectors: Com els ordinadors.
Impressores: Similar als ordinadors.
Dispositius Apple: tipus, característiques, professor/a.
Equips restaurats: marca, model, núm. sèrie, sistema operatiu, data restauració, comentaris.
Pantalles: similar als ordinadors.
IP estàtiques: número, característiques específiques, equip que l’utilitza.
Val a dir que un dels objectius de la C-TAC és datar i valorar tot l’equipament informàtic del centre per tenir-lo comptablitzat i per poder prendre les mesures més eficients a l’hora de substituir equipaments.
Carpetes / Documents compartits
Per tal d’organitzar tots els documents relacionats amb cada una de les tasques que ens plantegem, creem una carpeta per a cada tasca/actuació dins l’entorn de Google Drive.
En el document d’organització de la C-TAC podem accedir a aquestes carpetes clicant sobre la referència de la tasca ja que és un enllaç directe als documents que tinguem emmagatzemats de la mateixa. D’aquesta forma podem anar directament als recursos i documents necessaris per dur a terme la tasca en concret.
Per fer aquests enllaços seguim els passos següents:
Copiem l’enllaç compartit de la carpeta des de la gestió de documents de google Drive.
Anem al document d’organització.
A la referència de la tasca li posem l’enllaç anterior amb les eines adients de l’aplicació.
pla TAC
Evidentment, el Pla TAC de centre és el document base de tot el que engloba les TAC al centre i tota la documentació anterior l’ha de tenir en compte i s’ha de desenvolupar en concordància amb el Pla TAC.
Per tant, els documents descrits anteriorment, tot i que, fan referència a la C-TAC s’han d’emmarcar dins del Pla TAC. Així per exemple, les tasques o actuacions que la C-TAC du a terme s’han de correspondre amb les actuacions definides en el Pla TAC. Les temporalitzacions i responsables d’aquestes tasques també les han de reflectir els anteriors documents.
Per a definir les actuacions / tasques de la C-TAC, dins l’aplicació del pla TAC, cal editar l’actuació des de la icona que es mostra en la imatge adjunta:
Observeu que des d’aquesta mateixa pantalla podrem afegir totes les actuacions o tasques lligades a la Comissió TAC que creiem oportunes editant en tots els casos l’actuació per a poder assignar les responsabilitats de la tasca i les dates previstes en les que es duria a terme.
Un cop entrem dins el detall de l’actuació des de la icona d’edició, podrem editar elsrecursosque utilitzarem dins el requadre d’edició de text, assignar unresponsable/sde la tasca i definir latemporitzacióde la mateixa tal i com es mostra a la imatge i desar-la.
Conclusions
Tal i com dèiem en l’anterior article, en el nostre centre, l’envergadura de la C-TAC en totes les seves dimensions: tecnològica, dinamitzadora, formativa, membres,... és tal que són imprescindibles uns documents com els descrits aquí per poder tenir tota la informació ben recollida i, a la vegada, tots els membres de la C-TAC i, per extensió, tot el claustre del centre, ben informat respecte les TAC.
1a Reunió de la C-TAC 2017/18 (10/10/17)